Kako umanjiti stres tehnikom upravljanja vremenom
Mr sc. dr Ljiljana Trajanović, neuropsihijatar
Vreme u kome živimo bremenito je brojnim događanjima. Neki od njih su svakodnevni i rutinski, neki naglo i iznenada nastaju. Jedni deluju kratko, drugi su produženog trajanja. Mogu biti poželjni i prijatni, ali i neprijatni, čak ugrožavajući. Po svojoj vrsti razlikuju se fizičko-sredinski, psihološki i socijalni događaji. Međutim, ono što je zajednički imenitelj za sva dešavanja jeste da dovode do promena ili potresa dotadašnjih uslova života, te se nazivaju stresorima.
Prilagođavanje novonastalim životnim situacijama i izazovima zahteva ulaganje dodatnih fizioloških, emocionalnih, saznajnih i ponašajnih napora kako bi se ponovo uspostavilo stanje ravnoteže. Skup psihosociobioloških odgovora organizma na izmenjene okolnosti spoljašnje ili unutrašnje sredine danas se definiše kao stres.
Najčešćim spoljašnjim izvorima stresa smatraju se fizički stresori (buka, hladnoća, udarac, pritisak) i sociokulturni stresori (ekonomske prilike i novac, posao, porodica i deca, intimne veze). Na unutrašnjem planu izvori stresa su određene lične karakteristike, poput pesimizma, nesigurnosti, nerealnih očekivanja, rigidnosti. One dovode do ispoljavanja ponašanja koja su ne samo neefikasna u savladavanju stresa već ga mogu i povećati, odnosno postati novi uzroci stresa. Primer ovakvih ponašanja su težnja ka perfekcionizmu, ispunjavanje tuđih zahteva i očekivanja, gomilanje stvari i obaveza, loša organizacija vremena.
Kao odgovor na brojne izvore stresa, razvijene su i brojne tehnike i veštine za upravljanje i kontrolu stresa: kognitivno-bihejvioralne tehnike, asertivni trening, tehnika rešavanja problema, progresivna mišićna relaksacija, vežbe disanja, tehnika donošenja odluka, autogeni trening, upravljanje vremenom. Više njih se može udružiti i formirati u antistres programe, ali se mogu koristiti i izolovano.
Užurbani tempo savremenog života doneo je višak obaveza, angažovanja i rokova koje moramo ispuniti na dnevnom nivou. Dvadeset četiri sata su postala nedovoljna da se u njih smesti radno, kućno, lično i društveno vreme. Posledica toga su odlaganje, nedovršavanje poslova, sve duža lista budućih zadataka, odsustvo i zanemarivanje čitavih aspekata ličnog života. Povratno, ovako loša organizacija vremena postaje novi izvor frustacija i sresa. Pošto je vreme koje imamo na raspolaganju unapred određeno i nepormenljivo, postalo je jasno da moramo menjati sebe kako bismo bolje upravljali ovakvom vrstom stresa. Tehnika upravljanja vremenom je zapravo tehnika upravljanja sobom, jer je njena suština u određivanju onoga što ćemo uraditi s vremenom koje imamo.
Bolja organizacija vremena traži napor, uvežbavanje i, naravno, vreme! Otuda je prvi korak identifikacija takozvanih kradljivaca vremena kako bi ga više ostalo nama. Još je velika Desanka Maksimović, kada su je pitali kako to da nema televizor, navela da „TV krade vreme“. Veliki kradljivci vremena su i telefoni, internet, elektronska pošta, igranje igrica. Sastanci koji dugo traju, prekidi u radu od drugih osoba, sopstveno umetanje druge aktivnosti dok prva još traje, odugovlačenje, nered na radnom mestu takođe nepotrebno troše vreme. U ozbiljne kradljivce vremena ubrajaju se i nejasni ciljevi, nedostatak rutine ili znanja, loše planiranje i dezorganizacija.
Sledeći korak je analiza aktuelne i željene podele vremena. Dobro balansiran život podrazumeva svakodnevnu zastupljenost šest oblasti funkcionisanja, time i odvajanje vremena za njihovo obavljanje. To su vreme za posao, vreme za kućne aktivnosti, vreme za druge, vreme za sebe, vreme za partnera i tzv. tiho vreme, u kome ne radimo ništa, ni sa kim ne komuniciramo, samo smo posvećeni svojim mislima. Najpre određujemo kako izgleda stvarna podela vremena, a zatim kako bismo želeli da izgleda. Od velike pomoći je crtanje dva kruga, te njihova podela na šest delova čija je veličina srazmerna količini vremena posvećenoj određenoj oblasti u prvom krugu, odnosno željenom rasporedu vremena u drugom krugu. Upoređivanjem tako dobijenih crteža postaje lako uočljivo koje oblasti treba smanjiti, koje povećati, šta uvesti.
Vođenje dnevnika vremena, u kome nedelju dana zapisujemo sve što smo radili, te koliko je svaka aktivnost trajala, omogućava preciznu analizu trošenja vremena. Rezultati te analize mogu nam otkriti da li smo svetski prvaci u gubljenju vremena ili pak precizni časovničarski mehanizam. Naredna tehnika omogućava sortiranje obaveza, odnosno određivanje liste prioriteta. U njoj je potrebno da sve svoje aktivnosti smestimo u sledeća četiri kvadrata: 1) bitno i hitno, 2) bitno, ali nije hitno, 3) nije bitno, ali je hitno i 4) nije bitno i nije hitno. Zadaci koji su se našli u prvom polju zahtevaju da se prvi urade, oni iz drugog kvadrata se rade sledeći ili se priprema i planira njihova izrada, u trećem su obaveze koje se kasnije obavljaju ili se mogu delegirati drugima da ih urade, a one iz poslednjeg polja ne zahtevaju akciju, odnosno mogu se preskočiti i ne obaviti. To znači da se krize, hitna stanja, rokovi, poslednje pripreme moraju smestiti pod oznaku hitno i značajno. Planiranje, razjašnjenja, poboljšanja, izgradnja dugoročnih odnosa, rekreacija i relaksacija, spadaju u značajne, ali ne i urgentne aktivnosti. Neki sastanci, mejlovi, telefonski pozivi, popularna i socijalna dešavanja, iako hitna, nisu od velikog neposrednog značaja, mogu se odbiti ili prepustiti drugima. Trivijalne aktivnosti, one koje kradu vreme i uglavnom su namenjene zabavi, svakako su poslednje na listi prioriteta.
Analize ovako napravljene liste prioriteta, poznate inače kao Ajzenhauerov matriks, pokazale su da je uobičajeno samo 20% obaveza zaista važno, ali da se od njih dobija čak 80% zadovoljstva. Pri tome, preporuka je da se što je moguće više suzi prvi kvadrant, a poveća drugi, poznat i kao kvadrant kvaliteta.
Pravljenje plana aktivnosti je takođe jedna od korisnih akcija u cilju upravljanja vremenom. Ona podrazumeva da svoje ciljeve pretvorimo u spisak aktivnosti, u plan ubacimo i nužne obaveze, predvidimo vreme i za neplanirane događaje. Ovako načinjen plan je potrebno sprovoditi i redovno proveravati, a njegova korist se ogleda i u tome što sam proces planiranja kreira nove prečice i rešenja.
I pored detaljno razrađenih i efikasnih tehnika upravljanja vremenom, biće među nama onih koji će reći da nemaju vremena za planiranje vremena. Navođenjem kratkih saveta i preporuka, koje je dovoljno samo primeniti, moguće je takođe postići ne tako zanemarljivu uštedu vremena. A ti saveti su sledeći:
- Ne gubite vreme dok čekate;
- Imajte neophodne sitnice u zalihama;
- Kućne potrepštine nabavljate na veliko, jednim odlaskom u trgovinu, umesto svakodnevnom kupovinom;
- Ugasite sva obaveštenja na telefonu, osim tekstualnih poruka, dok ne završite važan posao;
- Unapred odredite minutažu boravka na internetu ili igranja igrica i toga se striktno pridržavajte;
- Proveravajte mejl samo dva puta dnevno
- Zatvorite vrata, stavite obaveštenje o neuznemiravanju, stavite slušalice kako biste sprečili skretanje pažnje;
- Zakažite neophodne sastanke unapred (trik: kod doktora tražite prvi mogući prepodnevni ili popodnevni termin);
- Maratonske sastanke zakazujte pred vreme ručka, spavanja, kraj radnog vremena ili na tuđem terenu;
- Napravite podsetnik za važne datume i događanja, redovno ga proveravajte i nosite sa sobom;
- Postavite sat ispred sebe kako biste ga jasno videli;
- Slične poslove grupišite u jednu celinu;
- Razbijte zadatke u manje delove;
- Nemojte raditi više poslova u isto vreme;
- Uskladite aktivnosti sa svojim prirodnim ritmom;
- Uvek uradite najbolje što možete, ali ne težite perfektnom. Perfekcionizam može uništi ono što je već dobro;
- Naučite da kažete „ne“.
LITERATURA:
1. Hadži Pešić M., Žikić O. (2014). Stres: prevladavanje i kontrola. Niš. Scero print.
2. Clarke D. (1993) Time Management. Cambridge. National Extension College.
3. Duncan P. (2005). Put Time Management to Work and Live the Life You Want. PSC Press.